首先，项目成员需要有一个平台，这个平台是管理的督促者、框架的搭建者、信息共享处，也是约束者。
其次，看中时效性，避与效率产生冲突，引入工具面对的**难题就是，就是使用工具带来的工作量的流失，因此工具的易用性就非常重要。现在市场上项目管理工具很多，但是有几个是真正从经验中总结和归纳出来的呢?这个需要慎重考察。
再者，功能提升，工具除了让原有的工作进行了转移和规范，更重要的是，手工劳作变成自动搜集，在自动搜集的基础上，我们就很容易联想到对于搜集信息的整理和归纳，这样的分析工作也可以由工具进行代劳了，因此，考察工具的定量分析功能也非常的重要。
**后，选择一个适合的软件跟公司和团队规模有很大关系。并不是团队小，人少就不需要引入工具，相反，适合的工具引入可以提高团队的规范性，让团队协作能力有所提升。
拓源优课的课题组管理系统，就是一个不错的项目管理软件。课题组管理系统的任务管理功能，让组内分工更加明确。项目成员，能够随时查看自己任务。在任务响应之后，在工作过程中，一旦发现任务理解不清时，可以给任务发布人留言，表达自己是如何了解任务内容。任务发布就可以及时给予评论，给出正确任务内容信息。
课题组管理系统的即时通讯功能，能够增强项目团队协作能力，让组内信息交流更加流畅。例如一个项目成员需要项目活动照片来完成一些项目成果推广文案工作，此时如果相关人员还在外地，通过课题组管理系统在线即时通讯的功能，可以快速联系到该成员。当然这需要组内做好事先规定组内成员在工作时间必须登陆课题组管理系统。通过即时通讯了解到这种情况之后。他可以利用课题组管理系统共享功能，把文件共享给需要项目成员。及时把自己工作文档和相关资料放到自己文件柜中，是做到随时给成员和领导共享文件的前提。
课题组管理系统的文件柜，能够规范化管理项目成员个人文档，通过共享功能实现文件共享和协作工作的需求。
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